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你们公司有人春节要值班吗？
为了应景，今天小 E 就邀请拉登老师，来教大家制作动态 Excel 值班表！
也欢迎你把本文推荐给需要制作值班表的同事哦~
值班最怕出现什么问题呢？
手机没电、又没人聊天，太无聊 。
领导偷袭，正刷着微信被人拍肩膀 。
开个玩笑~说正经的 。
值班排班的时候，最怕出现的问题，有 2 个：
? 排班太满或者太空 。
有的人值班累死 ， 有的人一个星期不用值班 。
? 值班加班表错算漏算 。
一个月值班两个星期 ， 算加班费的时候少算一个星期，谁都不乐意啊 。
解决方向——
在设计表格的时候 ， 就要特别留意 ， 避免这两个问题的出现 。
因此 ， 我们要从 2 个方向出发：
? 方便查询 。
可以直观地看到每一天排班的情况 。
不能排得太满 ， 也别一个人都不安排 。
? 方便统计 。
可以快速地统计出，这个月每个人值班了几次；
快速地、准确地计算，并核对加班费，避免员工的损失 。
01
方便查询的值班表
值班表其实很简单 ， 包含的信息无非就是：
日期、部门、值班人员姓名 。
很快我就设计出了两个表格：
思考一下，从「方便查询」的角度来看，你会选择用哪一个排班表呢？
没错，肯定是第 1 个 。
左边看部门、右边看日期，在交叉的位置，填写上值班人员的名字就可以了 。
超级简单，我们几乎天天都在用这种类型的表格 。
这样 ， 可以很直观地看到：每一天有没有排班，哪一天值班的人数少，哪一天值班人数多 。
但是 ， 这种表格很容易出现一个问题——无法快速地统计出每个人值班的次数，排班人次会出现不平衡 。
这样 ， 表格就出现了统计的需求 。我们接着往下看：
02
方便统计的值班表
【用PQ制作动态值班表-如何制作动态值班表】基于前面的表格，统计每个人值班的次数是非常麻烦的 。
这个时候 ， 更推荐大家用下面这种清单式的值班表 。
虽然你看到的，只是一个简单甚至有些简陋的清单 。
但是经过简单的操作 ， 马上就可以变成下面的动态效果！
看清楚了没有，我来给你划个重点 。
? 查看值班日期 。
点击「姓名」 ， 快速查看这个人对应的值班日期
? 统计值班次数 。
点击「折叠字段」，查看每个人值班了多少次 。
统计起来非常非常方便 。
如果我不告诉你，你可能还在笨拙的对着电脑去数，其实这里只用了一个简单的数据透视表功能！
我们看一下具体的操作~
◆ 第一步： 插入数据透视表 ◆
选择数据任意单元格 ， 插入数据透视表 。
◆ 第二步：拖动字段设置透视表 ◆
把「日期」「姓名」分别拖动到「行」区域，「姓名」拖动到「值」区域，统计值班次数 。
◆ 第三步：设置透视表布局 ◆
设置透视表布局为「以表格形式显示」，修改分类汇总名称 。
这样透视表就更像一个普通的表格了 。
◆ 第四步：插入切片器，创建交互按钮 ◆
选中透视表，在「设计」选项卡中，点击「插入切片器」，创建交互按钮 。
这样 ， 我们就可以通过点击人名，快速地查询对应的值班日期了 。
03
既好查询、又好统计的值班表
这个时候，聪明的、爱挑事儿的那几个同学可能就会问了：
那能用「方便查询」的值班表登记；
用「方便统计」的值班表来统计数据吗？
作为一个要脸的 Excel 老师，这个答案肯定是：可以的 。
少废话，直接看效果 。
操作步骤，用文字给你划一下重点 。
在「查询表」里录入值班信息 。
在「统计表」里点击「刷新全部」快速完成统计 。
想要学会这个制作方法 ， 你得明白一个概念：二维表转一维表 。
其实就是把「查询表」转成「统计表」的过程 。
我们来看一下具体的操作 。
◆ 操作方法 ◆
这里我们借助 Power Query 这个 Office 2016 以上版本内置的工具，完成数据的转换 。
温馨提示：Power Query 只有 Excel 2016 以上的版本，才能使用 。
你也可以使用方方格子、易用宝等插件，完成二维表的转换 。
? 数据导入 Power query 。
在「数据」选项卡中 ， 点击「自表格区域」，将数据导入到 Power Query 中 。
? 逆透视表格 。
在「转换」选项卡中，点击「逆透视其他列」，把二维表转成一维表 。
? 关闭并上载 。
最后，点击「主页」选项卡中的「关闭并上载」，就获得了「方便统计」的值班表 。
然后，根据前面的方法创建透视表，就可以完成数据的动态查看了 。
因为 Power query 的结果，和原始数据是保持连接的 。
所以，当原始数据发生变化的时候，在 Power query 结果中，直接点击右键刷新就可以了 。
04
总结
在日常工作和生活中，我们经常做表格 ， 是「查询」类型的表格 。
因为填写和查询都非常直观 。
而做数据汇总统计的时候，一维的「统计表」是 Excel 函数公式、透视表更熟悉的形式，可以快速地完成数据统计 。
要同时满足方便查询，快速统计，就要熟练地掌握「二维转一维」的技巧 。
这就用到了本节课介绍的数据处理神器：Power Query 。
今天就讲到这里了，下课！
给我自己点个赞，我真是个优秀的人民老师 。
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