当人们撰写一篇文档时，大都关注的是如何把要表述的内容表述清楚 ， 很少有人会去刻意关注字体 。
但实际上，你至少有两个绝对的理由去关注字体 。
一方面，出于文档的美观和易读目的 。每篇文档都有自己的表达意境、情绪格调和视觉风格，这些都是通过人们读到的和看到的东西来传达给他们的 。虽然从这个角度上没有成文的标准和规范可循 ， 但是，选对字体绝对是优秀的文字阅读体验所不可或缺的因素 。
另一方面 ， 出于文档的标准化和规范化目的 。从政府公文到行业文件，再到企业文档，通常都有成文的标准和规范可循 。如果你提交的这类文档没有在格式上符合要求 ， 特别是字体的选用不正确，即使内容正确，它很可能也是不合格的 。
可见，字体的作用不容小视 。
PowerPoint 文档字体的统一性
当你撰写一份 PowerPoint 文档时，很可能需要从企业的文档库中找到其他一些经过专业内容校准的相关文档，从中复制文字段落或幻灯片，并把它们粘贴到你正在撰写的文档中 。这时 ， 因为你用作素材的这些文档分别遵从于不同的标准维度，所以，你复制来的内容就很容易出现字体不一致的问题 。
以上述的这个演示文稿为例，你就有必要把整个文档的字体进行统一 。为此，你可以使用PowerPoint 供的“替换字体”功能来很方便地完成字体替换 。
如果你的文档中包含了多种不同字体 ， 则需要执行多次“替换字体” 。一旦完成字体替换，文档的标准化特征便一目了然 。
Word 文档字体的统一性
如果你打算把某种字体始终用在今后的文档撰写中，那么，你想不想把它设置为 Office 的默认字体呢？以 Word 文档为例 ， 你要使用“字体”对话框来更改默认字体 。首先，选择常用的字体 ， 然后 ， 单击该对话框左下角的“设为默认值”按钮，就可以将当前所选的字体设置为 Word 的默认字体了 。
这就意味着，每当你在 Word 中新建一个文档时，默认都会采用该字体进行撰写 。
实际上 ， Word、Excel、PowerPoint 和 Outlook 都支持这种设置 。它们的设置思路大体上是类似的，仅在具体方法上略有不同 。
当然，每类文档通常都有自己固有的格式要求，特别是字体选用上的要求 。如果你被安排参照某个现有文档中的全套格式设置来撰写一份新文档，那么 ， 最便捷的方法莫过于将该文档中的全部样式提取到你自己的文档 。
首先，打开“样式”窗格，单击“管理样式”按钮，并在“管理样式”对话框的底部单击“导入/导出”按钮 。
接下来，在“管理器”对话框中，左侧区域代表当前文档，而右侧区域代表样式来源文档，你只需在右侧区域中打开那个包含有所需样式的文档 ， 并将其中的样式复制到左侧区域，即可完成样式的提取 。
这样，你就可以把精力放在内容本身上 ， 而格式和字体设置已经包含在刚刚导入的样式中，你不必再为获得一致的文档格式而大费周章 。
让字体与文档如影随形
为了追求文字的美观，你可能会在 Word 或 PowerPoint 文档中使用某些特殊字体 。当把这些文件交付到其他人手中时 ， 他们的计算机上很可能没有安装这些字体 。这时，文件中应用了特殊字体的文字内容默认就会采用当前用户设置的默认字体来显示 。
为了能让你的文件中的文字内容在其他人的计算机上依旧原样显示 ， 你可以把特殊字体嵌入文件，从而实现特殊字体于你的文件如影随行 。
以 PowerPoint 演示文稿为例，你可以在“选项”对话框中强制当前文档嵌入特殊字体 。
当然，你还可以在“仅嵌入演示文稿中使用的字符”和“嵌入所有字符”这两种嵌入方式之间进行选择 。
如果你交付文档的目的只是供对方查看 ， 则前者是理想的选择；如果你交付文档的目的是供对方编辑，则后者是理想选择 。
怎样挑选最适合的字体
我们都想通过选择合适的字体来让文章中的文字内容变得“好看”，但是 ， 在遵循既定的行业或企业文档规范的前提下，怎样选择理想的字体 ， 还有一些重要的功课要做 。首先，你选用的字体是否有足够的易辨识性和易读性 。
【见字如人，文档字体规范化须知】易辨识性是指页面上的任何文字都能够被读者轻而易举地识别出来 。
而易读性是指阅读大段文本的难易程度 ， 也就是说，当你阅读一段文本时 ， 需要你投入多大的注意力，读起来是否吃力 。
其次 ， 你选用的字体是否能够让文字内容产生视觉上的层次感 。
在一篇文章中，通常包含若干级标题和正文 。如果所有这些文字内容都采用相同的字体（甚至相同的字号），那么，你就很难快速抓住文章的主旨，注意力不由自主地分散；
相反，如果各级标题都采用了恰当的字体（以及字号和样式），那么，你的目光就会自动被这些占据第一视觉层级（最突出）的内容所吸引，进而快速掌握文章的主体结构 。
最后，你选用的字体是否能够传递某种情绪和个性 。
不管选择哪种字体，你所选用的字体都会引起读者的情绪反应（这被称为字体心理学） 。为了有效传达你所要传达给读者的信息，需要选择与文章主题性质相匹配的字体 。
文本在页面（或屏幕）上的显示方式会影响读者与之交互、阅读和理解它的方式 。如果你关心读者对自己所写文章的看法，你就需要在字体的选用上多花些心思了 。
发现Office 中的新字体
Microsoft 也在不断增加新的字体来满足人们对字体的多样化需求 。就比如说 Microsoft 产品的默认字体，也在与时俱进，不断演变 。为了给默认字体的选择设定一个新方向，Microsoft 近期引入了 5 款原版的自定义字体，现在 ， 我们就来一起了解一下这些崭新的字体 。
值得一提的是，当你在 Office 应用程序中打开“字体”选项时，就会发现 ， 有一些字体标有“云下载”图标 。这是什么情况？
这些字体是由 Microsoft Office 在云端托管的云字体，它们会出现在最新版本的 Office 应用程序内 。之所以被称为云字体，是因为它们默认并没有被下载并安装到本地计算机 ， 只有在你需要使用它们时，才会下载并安装 。
这就意味着，你使用云字体创建的文档也会在其他人的计算机上原模原样地呈现，完全不必把云字体作为特殊字体嵌入到文档，这就为共享文档的保真度提供了广泛的字体可用性保障 。
文字不仅是信息传递的载体，也是一种特殊的图形符号，它通过字体这种可见形式在信息传递过程中发挥着视觉感受传递的作用 。
因此 ， 选对字体是写好文章的第一步，而高效地将其应用到你的文字内容也是知识创作中不可或缺的一项技能 。
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本文由 BTIC Services 原创发布 。