今天,你远程办公了吗?
据我们了解,不少公司今天已经开工,流量太大,一度导致钉钉、企业微信和Zoom崩溃;不少人也表示,在家办公爽是爽,效率是真的低,房间里的每个物件都是诱惑——是我的床 , 它不放过我!
那么,新媒体同行们都是如何远程办公的?需要用到哪些软件?我们采访了一些同行,并整理了多个沟通、协同工具 , 希望对你有用 。
如果你还没开工 , 那……我真的很羡慕你!
新媒体公司的远程办公tips:
语音优先、结果导向
远程办公的优点在于,行为有据可查 , 责任明确,而且时间自由,但缺点也在于 , 时间太自由 。
不少同行提到,因为无法面对面,也没有办公的环境,容易导致效率地下 。总体来说,图文类新媒体还是比视频类新媒体受到的影响小,直播带货行业更多受物流影响 。
以下是一些新媒体同行的经验 。
1. 能语音绝对不文字
「丁香医生」和「星球研究所」都有相关人士表示:能电话绝不微信 , 换句话说,能语音绝不文字 。微信文字沟通,一来一回很容易导致效率低下,甚至信息传达错误 。
震惊文化也表示:一切从简,怎么高效怎么来 。
2. 多储备几个协同软件,必要时直接语音通话
面对钉钉和企业微信均崩溃的时候怎么办?
有的团队果断发起微信语音通话;新榜的成都团队今天早上用YY语音进行了80人的全员会,“亲测好用 , 稳定;支持网页、PC、App;管理员权限明确……” 。
唯一坏处是,可能会想起打游戏的过往!
3. 视频Say hi
新世相的同行认为,人与人之间依然需要面对面,看到彼此的眼神,才能实现更充分的交流 , 所以“我们有时会采取视频会议,或者早上花5分钟开个视频会议给彼此打个招呼,督促大家起床洗脸洗头,帮助大家更好的进入工作状态” 。
联丰影视传媒也表示 , 尽量视频会议,而不是语音 。参会者可以更集中精力讨论问题 。
4. 视频团队怎么工作?
存货、提前策划、KOL自己拍
惊鱼文化告诉我们,过年前他们已经拍摄了部分素材以备不时之需 , 所以视频团队现在可以继续剪辑存货,大致可坚持到2月底 。此外 , 他们的视频团队已经提前开始进行视频策划和脚本撰写 , 等到疫情解除后直接开工 。
「歪果仁研究协会」表示,因为KOL自身具有拍摄能力,所以目前以他们自己拍摄为主 , 等疫情过去再重新启动团队拍摄模式 。
5. 制定线上办公流程,规划时间
惊鱼文化方面还提到,虽然公司一直以来都以线上业务为主,但因为需要进行头脑风暴等团队工作 , 管理者较难统一和协调各方面的想法 。大体上来说 , 远程办公需要制定明确的线上办公流程:早晨打卡-每日工作计划-各部门协调会议-正常午休和下午办公-下班前发日报 。
AbleSlide团队则表示,最好借助工具(比如Tower、Trello等),将项目目标拆解成每天一个个任务,线上任务责任到人;规划好团队的时间 , 以及团队成员个人规划好休息时间和工作时间 。
6. 强调质量管理、结果导向
2015年成立团队至今一直采用远程办公的「英国那些事儿」表示,通常他们的选题会直接通过微信群开 。他们的经验在于,虽然不用考勤 , 但是要强调考核结果 , 比如文章量/达到发布要求的文章量,保证工作正常进行 。
麦客网络则认为,因为新媒体行业长期会有远程协作,对远程办公适应力协同力应优于其他传统行业 。所以 , 远程办公可遵循PDCA原则(计划plan-实施do-检查check-行动action),保持目标任务拆解,日事日毕,做好沟通复盘,结果导向 。
7. 搜一搜“节后再说”
第一件事,搜索一下微信聊天记录里的“节后再说”——来自惊鱼文化的新媒体同行 。
开工软件
为了方便大家实操,我们将目前比较常用的远程办公工具分为四类,通讯工具、协同文档和共享云盘 , 针对他们的特色进行了盘点罗列 , 方便大家打包带走 。通讯、会议工具:钉钉、企业微信、飞书、Zoom、QQ、YY、Skype、Slack
协同文档:石墨文档、腾讯文档、金山文档、幕布、135编辑器
项目管理:Teambition、Trello
共享云盘:腾讯微云、钉盘、百度云、微盘
一、通讯工具
各工具的区别在于通话群组大小、流畅度等,各公司可根据团队规模大小和使用场景进行选择 。
钉钉
特点:102人会议(免费版 , 企业版支持302人)、远程演示、云盘、日程管理、在线文档收费情况:免费
软件类型:桌面版、App
- 会议/远程演示
- 远程协作
通过钉钉群可以实现任务分配和项目管理,需要在线编辑时可以采用钉钉文档 。
企业微信
特点:打通腾讯产品、云存储、万人群、群直播、300人音视频会议(疫情期间)收费情况:免费
软件类型:桌面版、App
企业微信打通了QQ、微信等腾讯旗下产品,用户可以一键登录 , 提供了万人大群和300人音视频会议等功能,能通过微盘进行网络云存储 。
- 300人会议
【《新媒体远程办公操作指南》】
- 日程管理和待办事项
飞书
特点:商业版办公套件、远程会议、日程管理、云存储
收费:限免至5月
软件类型:桌面版、App
飞书是字节跳动公司推出的企业沟通和协作平台,1月28日期开放使用,限免至5月1日 。除了聊天和日程管理以外,也提供在线文档和云存储功能 。如果是团队使用,可到飞书官网创建团队,并邀请成员加入 。
共享文档页面
- 视频会议和共享屏幕
视频会议中,任意参会人都可以点击“共享”按钮共享自己的桌面或应用窗口,在头脑风暴和多人讨论的场景中比较实用 。同时,主持人可以一键全员静音,指派新主持人等 。
- 线上办公室
Zoom
特点:100名参会者(付费版最高可支持500人)、屏幕分享、音频转文字收费情况:免费
软件类型:桌面版、App
Zoom是一款专注视讯会议的软件,2019年4月刚刚完成上市,据调查,这是中小企业(员工少于500人)更偏好的会议软件 。
最大特点在于高清、流畅、在线协同、屏幕共享,免费版的群组视频会议时长为40分钟 。疫情期间,在线视频会议服务免费并且不限时长 。
收费情况:免费
软件类型:桌面版、App版
相对微信群,QQ上有更多的文件管理功能,所以是很多班级群的首选,签到、群接龙、投票、作业等都是比较常用的功能 。适合小团队在视频会议/远程演示和信息收集的场景下使用 。
- 16人视频会议/远程演示
其它
YY语音,斗鱼等游戏常用语音软件 , 比如新榜的团队 。最大的特点是免费且稳定 , 作为非办公软件,也可以避免了流量太大导致的崩溃,还能重温曾经的青葱岁月……二、协同文档
针对近期疫情,不同协同文档软件也对远程办公进行了升级,包括协作人数上调、会员功能限免等,用户可以根据团队需要选取 。石墨文档
特点:协作人数无上限、上线新办公模板
收费情况:个人版免费,疫情期间个人版升级远程办公版、企业高级版免费
软件类型:网页版、桌面版、App、微信小程序
- 在线协作
其中 , 白板功能可用于直接分享至群成员,适合在头脑风暴场景下使用 。(提示,该功能仅支持网页版,如果使用触控笔比如Apple pencil,可以通过Safari等浏览器打开)
- 办公模板
除此外,办公模板中还有财务模板、周计划总结模板、OKR模板、待办清单、会议纪要和四象限任务模板 。
注:远程办公版可在https://shimo.im/pricing/personal页面领取 。
腾讯文档
特点:打通腾讯系产品、远程展示、智能翻译、200人文档协作收费情况:疫情期间会员免费使用1个月(需在「腾讯文档」公众号回复“申请会员”使用,次日开通)
软件类型:网页版、App、微信及QQ小程序
针对疫情期间的返工人员信息统计,腾讯文档上线了多个疫情统计模板,将单个收集表填写人数提升至7000条 。(如需使用高级功能,可在「腾讯文档」后台回复“申请会员”填写信息,会员权限将于次日开通,免费时长为1个月 。)
- 协同编辑
- 远程演示
金山文档
特点:远程开会、在线演示、365人文档协作收费情况:免费
软件类型:网页版、桌面版、App、微信小程序
金山WPS办公套件主要有五大功能,包括多人异地开会、待办事项安排、团队文件管理、协同编辑、多人信息管理等 。(如需开启团队协作办公,可在主页面进行申请)
- 异地开会/远程演示
- 协作编辑
其它
大纲笔记软件幕布今天宣布高级版3个月免费 , 除了原有的协作和功能外,支持无限空间、数量 , 内容高级样式和思维导图高级风格 。对于图文团队来说,因为需要在公众号进行样式排版,石墨、腾讯文档都可能在粘贴时出现格式错误,所以有的团队也会使用135编辑器直接进行协作 。
三、项目管理
虽然使用Excel表等办公软件也能实现项目进度管理,但专业软件可以更好地帮助团队管理者进行任务管理,比如阿里旗下的Teambition,以及Trello等 。
Teambition
特点:任务可视化、流程共享
收费情况:限免至5月
软件类型:桌面版、App、微信小程序
长线的项目 , 用统一的项目管理工具对任务进行分解和可视化,有助于提高管理效率,让所有参与者对任务详情一目了然 。
附一个「半佛仙人」对Teambition的介绍,类似Teambition这样的工具,最大的作用就是能够把工作细分成模块,并把每一个模块之间的关系连起来 。除此外,进度的可视化能帮助团队成员和管理者适当条恒工作节奏 。
图片来源:半佛仙人
类似的工具还有Trello,也可以通过任务看板将任务模块化和可视化,将任务指派到个人,实现高效管理 。
图片来源:Trello官方网站
四、文件共享
新媒体同行不免会遇到共享素材如长图、视频的情况,微信有大小限制、QQ也不方便管理,使用云盘软件可以提高沟通效率 。
常见的共享软件包括百度云、微盘等 , 如果使用的是钉钉、企业微信等,可以使用钉盘、微云等 。
最后,远程办公最重要的是 , 营造工作的仪式感,比如,不要在休息区域办公 。这大概也是新世相采用视频say hi的原因,洗脸洗头可以帮你更好地进入工作状态 。
ps. 大家用的都什么远程办公工具呢?欢迎留言讨论,分享你的经验 。另外欢迎大家关注新榜的视频号,没错,账号名称依然是「新榜」!
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