现在,正处于非常时期 。
从 12 月 8 日首例患者被发现,到疫情披露于世,再到疫情升级 。武汉新型冠状病毒肺炎给这个春节蒙上了一层阴影 。为了疫情防控,春节期间,拜年、走亲访友、聚会等活动停止,路上廖无人烟 。过完春节,疫情依然严峻 。有些人远在异地,无法返回公司;还有些人到了目的地,仍需自我隔离一段时间 。
疫情在发生,工作不可“停” 。因此,远程办公成为很多公司复工采取的一种形式 。
远程办公并不是“新鲜事” 。基于技术和业务的不断发展,远程办公为组织带来一种更先进的团队协作模式 , 以人为中心 , 以“做成事”为目的 。它不仅可以突破地域限制 , 而且能帮组织面向全球招聘到合适人才,并降低办公成本 。
我们可以将远程办公中的诉求划分为五个部分,包括即时沟通、文档协作、任务看板、文件传输和会议讨论 。针对不同诉求,市面上有相应的远程办公工具 , 既有单一性工具,也有综合性协作工具 。不过,选择什么工具,关键看自己的诉求 。
在这个非常时期,我们盘点了一些不错的远程办公工具 。
1.QQ/TIM——即时沟通为主
QQ,中国最知名的即时通讯软件之一 。作为一款通讯工具 , QQ 即时沟通很方便,并且大文件传输、多人通话、屏幕共享演示等功能都是不错的亮点 。虽然有些人已经放弃 QQ,但用它来即时沟通还是不错的 。笔者经验:QQ 的大文件传输功能可圈可点 。曾经有多次 , 下载 QQ 的目的就是为了传输大文件,用起来速度快,给力 。基于 QQ 而生的 TIM,专为企业打造,它是一款专注于团队办公协作的跨平台沟通工具 。用 QQ 登录,TIM 支持在线文档、消息云端同步、日程管理 。但是,用的人并不是非常多 。
2.Notion——文档协作
作为后起之秀,Notion 近两年可谓异军突起 。它功能丰富 , 将笔记、任务管理和知识库相结合,被誉为一款“瑞士军刀”般的协作工具 。此外,Notion 还支持 Markdown 语法,并有看板、表格、日历等功能 。从个人生活到团队协作等各方面,Notion 实用模板也是一大亮点 。
网友槽点:不支持中文、网络问题、门槛高、中文字体糟糕等
3. 石墨文档——文档协作
作为国内老牌的在线文档工具 , 石墨文档设计简洁,功能够用,易上手 。从各个浏览器打开,其协作编辑能力都比较稳定,虽偶有 bug,但值得信赖 。此外,石墨文档权限功能丰富,可向陌生人分享阅读和编辑权限,适合不同需求和场景 。
笔者经验:用了石墨文档近一年,给人一种“恰到好处”的感觉 。产品虽没有微软 Office、WPS 那般强大 , 但已经够用,不多不少 , 刚刚好!针对本次疫情,石墨文档发布全新“远程办公版”——单文件与空间协作人数无上限 , 远程办公模板可随时免费调取使用 。
4.WPS——文档协作
在国内,最接近微软 Office 的产品要数 WPS 。微软 Office,全球非常厉害的办公套件,这个不必多说 。WPS 不仅兼容微软 Office,而且移动端很好用 。更重要的是,WPS 针对本地用户,推出了一些不错功能 , 比如拍照扫描、简历助手、超级 PPT 等 。除了文档协作,在远程办公方面 , WPS 还支持多人协作、表单、会议、日历和合并文档 。
笔者是左手一个微软 Office,右手一个 WPS 。针对本次疫情,金山办公旗下 WPS为企业用户免费提供远程办公、会议等服务 。并且 , 到 5 月 1 日,3 人及以上协作办公的 , 可免费获得 WPS协作版高级权益 。
文档协作备?。?
微软 Office、腾讯文档、iWork 套件(苹果用户)
5.Tower
作为一款团队协作工具,Tower 简洁 , 易操作,上手简单 。通过合理安排和分配工作任务 , 它可以提高团队协作效率,管理项目进度 。笔者经验:在公司 , Tower 已经成为一款团队协作常用工具 。新人入职,领导会专门建立一个入职培训模板,从了解公司、熟悉公司文化到工具使用以及能力进阶,有着清晰的规划和路径 。小到一个会议或活动,大到公司产品立项 , Tower 都能派上用场 。面对疫情,Tower 官方宣布:至 3 月 1 日,Tower 的高级版和专业版功能,对全社会免费开放,所有新注册团队均可免费使用 。如果疫情到 3 月 1 日仍然不乐观,我们将继续延长免费期 。
6.Teambition——任务看板
作为一款不错的团队协作工具,Teambition 已被阿里收购 。它经过多年发展,功能比较全面,并且响应速度快,可以让用户轻松管理工作项目 。针对本次疫情 , Teambition 将企业版免费开放至 2020 年 5 月 1 日,可快速实现项目管理、任务协同、日程同步等功能 。
任务看板备?。篢rello
7.Slack——团队即时沟通
Slack 是国外一款非常火的团队协作工具 。它不仅是全球最热门、增长最快的 SaaS 创业公司之一,而且于 2019 年成功上市,市值高达 120 亿美金 。它的特点是优秀的分组(频道)管理功能,好像把线上沟通变成不同的会议室,用户可以选择开放或私密,灵活管理 。当然,最强大的还是其开放的机器人系统 , 通过开放接口,用户可自定义不同的 bot 。
在国内用国外软件有两个“要命”的地方:中文化和网络问题同类备选产品:微软 Teams
Teams 是微软基于 Office 365 开发的团队协作工具 , 它于 2017 年 3 月正式发布 。Microsoft Teams 是作为 Office 365 商业软件包的一部分提供给用户,并有免费版本 。它允许用户即时沟通,共享文件,打电话和发起网络视频会议 。
8. 企业微信——综合团队协作工具
企业微信诞生于微信,它整合了企业内部通讯录和工作台 。除了工作台(包含日历、会议、文档、微盘等) , 企业微信还有第三方应用平台,里面有考勤、财务、CRM 等应用 。笔者经验:曾经待过的一家公司,让每个人都下载安装企业微信,结果就用来打个卡 。同样,为支持远程办公 , 企业微信将视频会议人数提升到 300 人,支持企业随时随地发起百人音视频会议 。
9. 钉钉——综合性团队协作工具
钉钉定位偏向管理和沟通,实时沟通,可提高团队工作效率 。群聊自定义,可分组,不同组织结构和部分划分清晰 。同时 , 它还包含云盘(钉盘)、电话会议、视频会议、考勤打卡等诸多功能 。此外,在应用中心,有大量第三方应用和行业解决方案 , 可谓“大而全” 。
笔者经验:在公司,钉钉也是常用的团队协作工具 。在小组和部门间 , 钉钉主要被用来实时沟通,大家同步最新工作消息和进度,讨论工作事宜 。在整个公司,钉钉被用来召开线上全员会议,预定会议室 。针对本次疫情,钉钉发布全套免费在家办公解决方案,用户可一键获取教育、医疗、培训等多行业解决方案 。同时,钉钉推出“员工健康”服务,可快速收集、实时统计组织成员健康情况 。并且,钉钉视频会议也免费开放“302 方视频会议”,支持 302 人同时在线开会 。
10. 飞书——综合性团队协作工具
飞书是一款源于字节跳动内部使用的团队协作工具 。有人这样描述这款工具 , “它强调个体创造能力,减少管理层级 。在即时沟通、日常管理的基础上,飞书将协作文档提到更高等级 , 统一称为云空间 。”
飞书还有不少独立的第三方应用,同时也可利用 API 自己开发相关的机器人 。
补充:针对本次疫情 , 至 5 月 1 日,飞书将为所有用户免费提供远程办公协作等商业版服务 。同时,飞书还提供远程办公的经验与指南,并紧急上线健康管理服务 。
至此,笔者简单介绍了 10 款远程办公工具 。此外,还有一些其他工具,比如在会议通话方面,除了 QQ、钉钉,还有小鱼视频 。如果涉及到跟海外的沟通会议,要数 Skype(一对一语音)和 Zoom(多人会议) 。
【疫情下的复工,我们盘点了这些不错的远程办公工具】远程办公,用什么工具不是关键,前提是明确自己的需求 。有网友表示,“团队能不能形成远程协作的模式 , 还要具体分析,切勿盲目推崇,折腾团队 。”以笔者为例 , 远程办公重要的是线上会议和文档协作,因此用的是“钉钉石墨文档” 。