在制作和编辑办公文档时 ， 当遇到文档中输入的多处相同的文本错误，或者需要对文档中多处相同的文本需要进行修改时，熟练Word的人 ， 基本上都会选择替换功能来批量实现，以便提高办公效率 。
在Word中替换文本的用法也有多种，是一次性替换？还是逐个替换？亦或者是局部范围替换呢？这些都需要根据实际情况来进行选择 。
今天就给大家讲讲文本替换的3种用法，以便我们快速选择替换方法 。
1.全部替换文本
替换功能主要用于修改文档中的错误内容 。当同一错误在文档中出现了多次时，可以通过替换功能进行批量修改，具体操作步骤如下 。Step 01 选择【替换】选项 。在"公司概况 .docx"文档中，将光标插入点定位在文档的起始处；在【导航】窗格中单击搜索框右侧的下拉按钮 ；在弹出的下拉列表中选择【替换】 选项，如图所示 。
Step 02 查找和替换文本 。打开【查找和替换】 对话框 ， 并自动定位在【替换】 选项卡，在【查找内容】 文本框中输入要查找的内容，如输入"红太郎酒"；在【替换为】 文本框中输入要替换的内容，如输入"语凤酒"；单击【全部替换】 按钮， 如图所示 。
技能拓展——快速定位到【替换】选项卡Step 03 完成替换 。Word 将对文档中所有"红太郎酒"一词进行替换操作，完成替换后 ， 在打开的提示框中单击【确定】 按钮，如图所示 。
在要进行替换内容的文档中，按【Ctrl H】 组合键 ， 可快速打开【查找和替换】 对话框， 并自动定位在【替换】 选项卡 。
Step 04 关闭对话框 。返回【查找和替换】对话框，单击【关闭】 按钮关闭该对话框 ， 如图所示 。
Step 05 查看文档效果 。返回文档，即可查看替换后的效果 ， 如图所示 。
2．逐个替换文本
在进行替换操作时， 如果只是需要将部分内容进行替换，则需要逐个替换，以避免替换不该替换的内容 。逐个替换的具体操作步骤如下 。Step 01 单击【替换】 按钮 。在"公司概况 .docx"文档中，将光标插入点定位在文档的起始处； 单击【开始】 选项卡【编辑】 组中的【替换】按钮，如图所示 。
Step 02 开始查找第 1 处 。打开【查找和替换】 对话框，在【查找内容】文本框中输入查找内容， 如输入"语凤酒"；在【替换为】 文本框中输入替换内容，如输入"鲁干酒"；单击【查找下一处】 按钮 ， 如图所示 。
Step 03 替换查找到的内容 。Word 将开始进行查找，当找到查找内容出现的第 1 个位置时，用户需要先判断是否要进行替换 。若要替换， 则单击【替换】 按钮进行替换； 若不需要替换，则单击【查找下一处】 按钮 。本例中此处需要替换，因此单击【替换】 按钮，如图所示 。
Step 04 继续替换第 2 处内容 。Word 将替换当前查找到的内容， 并自动查找出第 2 处内容，单击【替换】 按钮进行替换，如图所示 。
Step 05 忽略查找到的内容 。替换当前内容后，Word 将继续查找 。当查找到不需要替换的内容时，可以不进行替换操作，直接单击【查找下一处】按钮，如图所示 。
Step 06 完成替换操作 。当查找完所有的内容后，会打开提示对话框，单击【确定】 按钮，如图所示 。
Step 07 查看文档效果 。返回【查找和替换】 对话框， 单击【关闭】 按钮关闭对话框 ， 返回文档，即可查看逐个替换后的效果， 如图所示 。
3．局部范围内的替换
在"红酒的种类 .docx"文档的第 3 段内容中，将所有的"白葡萄酒"一词输成了"红葡萄酒"， 如图所示 。
此时，可以对文档中的部分内容进行替换，以避免替换了不该替换的内容，具体操作步骤如下 。
Step 01 单击【替换】 按钮 。打开"红酒的种类 .docx"文件，选中第 3 段内容；单击【编辑】 组中的【替换】 按钮，如图所示 。
Step 02 执行全部替换操作 。打开【查找和替换】 对话框，在【替换】 选项卡【查找内容】 文本框中输入"红葡萄酒"；在【替换为】 文本框中输入"白葡萄酒"；单击【全部替换】 按钮，如图所示 。
Step 03 完成替换 。Word 将按照设置的查找和替换条件对文档中第 3 段内容进行查找和替换，完成替换后，弹出提示框中询问是否搜索文档其余部分，单击【否】按钮， 如图所示 。
Step 04 查看替换效果 。返回【查找和替换】 对话框，单击【关闭】 按钮关闭该对话框， 返回文档 ， 即可查看替换后的效果，如图所示 。
技能拓展——在指定范围内进行查找和替换
【文本替换的这3种用法，你是否全都知道怎么用？】在一篇含有文本框、 批注或尾注等对象的文档中 ， 还可以只对文本框、 批注或尾注中的内容进行查找和替换 。例如，只查找和替换批注中的内容 ， 则先打开并展开【查找和替换】 对话框，在【查找】选项卡中设置查找内容， 然后单击【在以下项中查找】 按钮 ， 在弹出的下拉菜单中选择【批注】命令指定搜索范围，最后在【替换】 选项卡中设置替换条件进行替换即可 。