前阵子，我们诚邀采购SaaS项目合作伙伴—资深采购与供应链管理专家张斌参与支出宝访谈 。
张斌 ， 前鄂尔多斯电冶集团采购总监、华润集团下属越德建材集团采购总监；拥有近20年采购与供应链领域实战管理经验，涵盖外资企业，央企和民营企业；擅长大宗原燃材料的市场把控和集团供应链管理、流程再造、成本控制、项目管理、招投标、供应商评估和管理等领域；此外，有主持并推动大型集团企业（超百亿规模）组织和业务整合和变革的操盘经历；在数字化采购管理，集团化大平台采购管理整合、提升改进等方面具有十分独到的运作管理经验 。
本期将要呈现的访谈主题内容：在企业采购管理执行过程当中 ， 如何做好持续改进工作 ， 借此探究企业数字化采购管理的可行性以及未来发展趋势 ， 也为尚在观望采购数字化转型的企业分享经验以及给到一些采购管理智慧升级方面的可行性建议 。
支出宝：企业采购管理执行过程当中，
如何做好持续改进工作？
张斌：在目前，持续改进工作是外企以及其他大多数企业都比较关注的课题 ， 其实，它也是精益管理的根本原则和主要方法 。精益管理其实最早源自丰田生产方式TPS，我个人感觉它其中的一个精髓就是持续改进 ， 简言之，就是一个不断发现问题和解决问题的过程 。
我现在是在投资机构做投后管理的工作，正在帮助两家我们投资的企业做采购管理工作系统化的优化提升项目，在这个过程中，我们首先要识别采购管理中目前的一些问题和难点，再通过建立机制，梳理优化流程制度，引入数字化平台提升执行效率，提升人员专业素质等方法来达到优化提升的目的，这个过程当中，持续改进是一个非常关键的方法 。回到持续改进这个议题，可以从以下几点来讲：
精益求精的态度
积极主动和精益求精的态度采购工作是企业生产经营中的一个关键环节，在日常工作中，我们经常会遇到很多问题，例如：市场突变带来的挑战，跨部门协作中沟通的问题，质量及交付期不能满足标准和目标时的问题解决 ， 信息不对称带来的信任危机等面对压力，挑战，困难和信任危机 ， 要始终保持积极主动，并运用持续改进的办法力求精益求精 。确定一个基准
持续改进工作是站在你找到的这个基准点上，一步一步的或者说是一层一层地往上去改变提升 。那么，这个基准是怎么样的呢？它要结合工作实践，然后找到现在应该做什么，这里举个例子来说明，比如说，我现在管理一个采购部门或者是一个公司的采购团队，首先 ， 每个月要开一次部门的会议，内部做沟通 ， 把每个月采购的完成情况、各品类采购支出数据、降本情况，质量情况，按时交付情况，相关项目进展的信息做一个汇总和更新 。然后是就部门内部管理更新或者公司的重要事项的沟通，针对重点问题和挑战下一步的思路方法，如何应对市场变化等问题进行沟通和探讨出解决方案，这些工作应该就是采购管理工作的基准 。
【采购与供应链管理专家张斌：如何做好采购持续改进工作？】
持续改进的方法
年度工作指导目标的确定总结上一年度主要的工作内容和结果，分析存在的问题和不足 ， 结合其他相关部门的需求，制定未来一年的采购管理工作的指导目标 。例如我在负责一个企业的采购管理工作时 ， 曾经连续4年制定并提出了年度工作指导目标：
1) 第一年（整合的元年）：整合，基础完善（机构整合，流程梳理，人员到位，保障供应）
2) 第二年：内部管理提升（流程优化，沟通到位，服务至上，提升质量）
3) 第三年：回归根本，持续改进（到现场，到一线沟通，持续改进内部流程，提升人员素养）
4) 第四年：沟通，保障 ， 提升 。
小组探讨
小组探讨就是利用头脑风暴的工具来开拓大家的思路，寻求解决问题的办法 。在采购团队内部分成几个组 ， 每个部门或团队把过去1年甚至2年当中遇到的比较棘手的问题，或者是一直悬而未决 ， 没有得到改进的问题拿出来，跨部门以不同的视角来探讨出解决方案，然后根据小组探讨的结果产出，去制定相应的行动计划，并把计划具体到责任人和完成的时间节点来落实推进 。
团队内部沟通
大多数国内企业开会时，领导在上面说一些相关信息，给大家做分享或布置任务 ， 参会人低头记笔记，记完笔记后领导问一句记住了吗，大家回答完各自散去执行落实 ， 基本就是过去比较传统的会议形式 。
我觉得这样的话，团队内部包括具体操作执行的领导也好，或者是下面的一线人员，他们没有真正理解自己的工作 ， 或者说是没有真正理解领导传达或安排工作的思路 。所以我尝试着改变这种沟通方式，让每个部门负责人或者执行人来准备报告 ， 在会上花上5~10分钟来给大家讲解，篇幅控制到3~5页 ， 。在会议进行中随时提出问题相关问题，这样一来，从单向沟通变成双向沟通，让团队内部能够互相了解，每个员工了解自己的工作内容和职责 。另外就是创造自我锻炼，自我展示的机会 ， 比如提升PPT水平，presentation演讲的能力水平，也就是沟通能力的提升 。
跨部门的专题沟通
还有专题沟通 ， 因为采购工作经常会涉及到质量，交期的问题，有时使用部门或者相关部门遇到采购相关问题以后直接抱怨或放大问题的结果，，这些不良的信号先给到部门经理 ， 部门经理反馈到事业部领导，事业部领导反馈到集团公司领导，这样一来，很小的事情就被无限放大，结果不但延误了异情处置的时间，还给采购部门带来了负面影响或信任危机 。
这样的问题该怎么解决？
当发现问题以后，我们要及时和涉及到的部门的领导建立沟通，分析原因 ， 可以从供应商、沟通协同、市场影响、资源性产品大宗采购受自然条件的影响造成产品质量的一些波动等方面来着手分析 。问题能及时被发现，及时地分析原因并解决问题，并制定相应机制杜绝问题的重复发生 。后期再建立专项的定期沟通机制，利用闭环管理的思路来沟通并解决问题，对采购前端的管理工作来说效果是非常好的 。把控制点前移，也是持续改进工作的一大方法论 。
跨部门协作是否畅通和有效率 ， 是企业管理水平高低的一大关键点 。比如说最近我们在帮一个餐饮企业做供应链采购的管理提升的项目 。从着手梳理制度和流程开始，做一个整体的提升，过程中发现采购部门跟其他部门的沟通协同存在很大问题 ， 所以，跨部门协作这块，也是持续改进的一个重要方向 。
为了达到精益化的采购管理水平，我们应该是以数字化管理为基础，通过数据的收集、分析和研判，制定采购策略 ， 指导采购的执行 。以持续改进为主要的抓手，不断优化和提升我们的采购管理工作，实现以战略合作为基?。钣判约郾任占勘甑慕峁?。