会议组织的底层逻辑
笔者曾在一个国际论坛秘书处工作过几年，作为部门负责人，有参与组织大型国际论坛的经验，最引以为荣的，是曾组织过在国务院新闻办的新闻发布会 ， 也曾和外交部新闻司一道负责年会中中外领导双边会见的中外媒体管理；日常也作为主要工作者 ， 组织过几十场人文社科类的学术研讨会 。进入机关事业单位工作后 ， 负责组织了无以数计的全系统培训以及各类会议，所以，在会议组织方面，积累了一些经验，以供分享 。
组织好一场会议 ， 作为组织者 ， 首先从领导要求角度、工作惯例角度思考需要准备的事务和内容，但最重要的是，按照“需求决定供给”思维的方式 ， 搞清楚想明白需要准备的事务和内容 。比如，作为主办者，大家都知道，组织一场会议，要制定会议方案、下发会议通知，以及做好会务工作等，但这个想法还很不成型、较为粗糙，实操性不强 。只有把自己假想为参会各方，才能全面细致地把会议方案做好 。
一、把自己想象为参会人员 。参会人员是会议主体，从参会人员需求角度倒推会务工作，是组织好一场会议的关键 。把自己作为参会人员时，要尽量按照时空顺序来想象需求，脑海中要像放电影一样，播放每一个关键环节的画面 。
比如，知悉会议信息的需求 。参加一场会议，作为参会人员 ， 首先需要知道什么？至少要知道会议时间、会议地点、会议内容这基本的三要素吧，那么 ， 就决定了作为主办方，要提前敲定会议时间、联络好会议场地、确定会议主题 ， 明确这三要素后，要印发会议通知告知大家；印发会议通知的前置条件，决定要制定会议方案并完成报批，意味着要首先起草会议通知、制定会议方案 。
比如，参会报到时的需求 。参会报到时，需要签到、领取会议资料等，就决定了主办方需要设置签到台、提前印制好会议资料，需要安排负责会议报到的人员 。如果是在酒店举办为期几天的会议，就需要在报到时办理入?。约熬筒褪乱耍?这就决定了要提前和酒店联系，沟通衔接好房间数、入住手续、就餐方式、餐标等 。
比如 ， 进入会场后的需求 。需要明确自己的座位，就决定了会前进行会场布置时 ， 要提前印好座牌，或者在会议资料中夹带会场座次图 。会议开始后，要聆听会议内容，主持人要讲话、领导要讲话、其他讲课人要讲课 ， 这就决定要提前准备主持词、会议议程、领导讲话稿，要设置好主席台 ， 座牌、麦克风、茶水等都要考虑精细 。会议进行期间，因疫情防控需要 ， 还可以准备口罩、消毒酒精、电子体温计等防疫物品；为体现人文关怀，还可以准备一些茶点水果 。
二、把自己想象为讲课人 。同理，讲课人也需要事先知悉会议信息、讲课内容，这时，就不是简单地发通知进行告知了 。以示尊重 ， 主办方需要提前电话沟通，如果讲课人所在单位有相应的外出讲课相关规定，还要通过发送邀请函等方式帮助讲课人履行报批程序 。讲课人来讲课，要考虑接送问题、讲课费发放问题、是否需要播放ppt等、是否需要就餐等事宜，这些问题决定了你需要提前准备的事务 。
三、把自己想象为领导 。作为领导，主要任务是会议主持、开场讲话、会议总结等 。最主要的是为领导准备好会议材料，这方面 ， 作为领导的想象需求和作为参会人员的想象需求有重叠之处，因为领导一般也不自己亲自起草稿子 。为体现精细组织、精细服务，利于领导事先全面掌握会议信息，最好在会前一两天准备好整套会议材料报给领导 。
四、作为主办方的需求 。会前和会中，主办方主要从参会人员角度来倒推工作内容 。主办方的需求更多体现在会议结束后，会后一般需要报告、宣传 ， 那么，就要事先确定会中的会议记录人员、摄影人员、宣传报道工作人员 。
通过多角色想象，基本就能全面细致地梳理组织一场会议需要准备的事务和内容了 。全面综合各方信息后 ， 再根据会议规模大小，确定是否制作会议手册（培训须知）、会务手册，确定会议手册、会务手册需要体现的内容等 。
在上述工作基础上 ， 可分门别类制定会议方案、会务方案，这样就比较有实操性了，再按部就班，根据形势变化动态调整开展工作即可 。
一场会议组织的质量，根本取决于你对会议参会各方需求的细致考虑度 。上述内容 ， 根据会议一般需求明确了会议组织工作内容 。万变不离其宗，在实际的会议组织、人员培训、人员接待等工作中 ， 组织者均可按照此思维逻辑，根据实际情况，进行相应的谋划调整 。
我们来看一下 ， 经过上述梳理，一场会议（培训）的工作有哪些？
（一）会前工作
1.材料工作 。会议方案、会议通知、会议议程、会议主持词、领导讲话稿、培训须知（含纪律要求、会议时间、会议地点、日程安排、参会人员名单、座次图）等 。
【谈谈如何做好会议组织工作，教你会议组织的底层逻辑】2.会务工作 。会议地点现场考察、住宿房间预订、就餐菜品确定、餐票印制、会议材料印制装袋、签到册印制、参会人员请假等特殊信息汇总、会议签到台设置、座牌打印、会议现场布置（桌椅摆放、座牌摆放、会议发言席设置、主席台设置、主席台和发言席麦克风设置、PPT设备设置、主席台领导材料摆放）、安排签到和引导人员、安排接送讲课人车辆、准备讲课费发放单、安排会场监督和紧急事情处置工作人员等
（二）会中工作
会务工作 。会议签到、现场引导、迎送讲课人、收集讲课人个人有关信息（备讲课费发放）、讲课人在有关单据上签字、现场监督和管控、会议记录、会议摄影摄像等
（三）会后工作
1.材料工作 。会议情况报告、会议报道
2.会务工作 。引导会议人员离开、现场有关材料和物品收集归整等