纯干货‖日常生活中如何提高工作效率
在日常生活中如何提高自己的工作效率?
职场铁律:没有功劳,就不会有苦劳,没有任何一个职场老板会因为你每天加班就给你升职加薪 。领导只看两个字——“结果”,员工只论两个字——“价值” 。除此之外,一切免谈 。高价值的基础是高效率,价值就是效率×时间,同样的时间,效率高的人,自然价值高 。
那如何提高工作效率呢?
这篇就分享几个我个人亲身实践过的、有用且能快速见效的方法 , 希望对大家有所帮助!分为以下4个要点:
- 如何快速进入工作状态
- 如何提升执行效率
- 如何做好时间管理
- 如何争取更多的资源
01 如何快速进入工作状态
打工人每天面临的第一个挑战就是——来到工位之后如何快速进入工作状态,分享4个实用小技巧:(1)给大脑一个开工信号
如果大脑没有做好工作的准备就开始处理工作的事情,自然就“没有工作状态”了 , 最好是有个每天都不变且不复杂的“开工仪式”,比如:- 一分钟的拉伸 清洗一下水杯 倒一杯水,然后开工;
- 先处理几件琐事,热热身:比如处理几封邮件,打印一些资料等等;
- ?热身时间不能太长,10分钟就可以了 。
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(2)做好今日计划清单
列出今日待办事项,你的注意力自然就会转移到工作上 。具体做法是:- 把今天打算做的事情写到纸上或者电脑上或者日历上,形式不限;
- 标记出最重要的3件事 预估下可能发生的调整,看看自己的日程表 , 是不是其他事情会占用时间,比如会议、面试等;
- 如果有就尽量少安排计划,避免事情做不完很有挫败感,职场远离挫败感也很重要 。
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(3)做好任务拆解
别一工作就想着先解决要事,这是你进入不了工作状态的罪魁祸首!想搞定复杂的事情 , 脑子还没适应工作呢,又不知道怎么下手 , 更无法进入工作状态了 。所以要做好任务分解 , 方法很简单 , 问自己一个问题:这件事情的下一步行动是什么?
比如做项目汇报PPT,下一步行动是什么? 构思PPT框架,再下一步呢? 跟领导沟通确认,再下一步呢? 找个合适的模板,再下一步呢? 制作PPT,这样一来就把项目汇报PPT这件事儿分解成了若干个步骤 。每次把注意力集中在“下一步”,工作推进的效率就会变得更高 。
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(4)去给领导汇报工作
这是一个非常好用的大招:每天来公司第一时间就是去给领导汇报工作 。简单点就是写周报,把你昨天做的事情给记录下来,包括你的分析和总结;
或者直接找领导进行工作汇报,老板的一句指示或者鞭策都会成为你工作的动力 。当然,把工作汇报做好,也帮助你得到老板的赏识!
具体关于如何做好工作汇报可以看这篇>>
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02 如何提高执行效率
把“无序”变成“有序”,把“正确的经验”变成“固定步骤”,把“机械化”的事情变成“自动化” , 你就能让成功可复制 。(1)把无序变成有序——划分任务优先级
办公室工作很忙,大事、小事、杂事缠身,但工作时间是有限的 。艾森豪威尔矩阵可协助我们找到当下最需要做的事情 。- 重要性【重要vs.不重要 】
- 紧迫性【紧急vs.不紧急】
- 第一象限:紧急且重要——优先处理;
- 第二象限:重要非不紧急——未雨绸缪,做好安排;
- 第三象限:紧急非重要——尽量减少 , 委派给别人处理或请别人帮忙;
- 第四象限:非紧急非重要——避免发生,直接删了就是 。
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这个矩阵应该这么用:
- 确定任务:先把能想到的所有任务都写下来,这时候不需要管重不重要 。
- 找到紧急且重要的事情:“U”—紧急任务,“I”—重要任务 。
- 把每项任务插入到相应象限并采取相应行动 。
所以把更多时间和精力花在第二象限的活动上,这对你本人和你的工作很有意义 。
(2)把正确的经验变成固定步骤——SOP
所谓SOP,即标准作业程序 。听着有点晦涩 , 简单来说就是:流程化 标准化 。![纯干货‖日常生活中如何提高工作效率](http://imgit.jingyanla.com/240627/025A51031-5.jpg)
- 流程化:
第一步……
第二步……
第三步……
- 标准化:
然后,每次都按这个固定流程来执行操作,必须严格执行 , 像计算机程序一样 。
根据这个流程,你就可以明确每一个阶段应该做什么,就算出现什么意外情况,也会在可控的范围之内,不至于遇到一点问题就手忙脚乱,最后回顾一天,发现什么都没做 。
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(3)把机械化变自动化
一个简单的信息收集,用Excel一个个收集再整合,可能得一个早上 , 更有甚者还在用纸质表收集,一天都不一定能完成 。这样是不可能高效的 。所以机械化变自动化 , 是提高工作效率的最好捷径 。
比如我们公司,2000 人,无论是部门内的,还是跨部门的、甚至是跨产品线的信息收集类工作,都是用在线表单完成的 。
设计好需要收集的信息表单,直接导出二维码或者链接,成员点击链接或扫码即可在线填写:
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填写的信息后台会自动汇总 , 形成一个类似于Excel的在线表格,实时更新:
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再比如搭配自带流程引擎,可直接实现线上审批流转:
成员一键发起申请,系统自动提醒相关负责人审批,一层层往下流转 , 这不比拿着签字单跑断腿来的高效?
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还能搭配仪表盘,制作图表、数据看板等,多维度分析、展示 , 以数据指导下一步行动:
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这里仅仅是以我们公司为例,大家选择什么工具都不重要,按照自己的需求选择最合适的工具即可 。
03 如何做好时间管理
时间管理有很多技巧,具体可以提炼出以下4个要点:- 跟踪时间,设置约束
- 少量多餐 , 工作切割
- 先难后易,要事优先
- 根据精力情况开展工作
时间跟踪要有详有略,善于分类,不需要把它变成流水账式的记录 , 也不能太过于简略 。
- 哪些需要详细记录:跟工作有关的所有任务都需详细记载,每一项工作任务 。
- 哪些可以简略记录:工作外的时间,比如休息、吃饭、带薪拉屎等等 。
- 如何分类:将每天的时间分为工作和非工作,非工作时间简略拆分(休闲、自我提升、运动...)、工作时间详细拆分(本职、协同、会议、临时...)
将任务管理与日历结合起来,把一天的时间分成“一块块”,然后给不同的时间块分配要关注的任务,就像这样:
参考工具:桌面日历
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3、先难后易,要事优先
和前面说的划分优先级一样,利用艾森豪威尔矩阵,这里就不多加赘述了 。
4、根据精力情况开展工作
找出自己什么时候最有效率,然后给这些时间段安排深度工作,精力不足的时候,去做一些低价值的 , 对精力要求不高的任务 。
比如:
如果早上的工作效率最高的话,这段时间就该安排最关键的工作 。
午餐过后精力可能会涣散 , 这时候正好用来清理一下桌子,看看邮件,或者更新一下表格 。
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