如何组织有效会议和开展会议-怎么组织一场高效会议

经验直达:

  • 如何组织有效会议和开展会议
  • 怎么组织一场高效会议

一、如何组织有效会议和开展会议



如何组织有效会议和开展会议-怎么组织一场高效会议

一、是会议,必有准备
永远不开没有准备的会议,会议的成本是时间,会议没有结果就是对公司的犯罪,没有准备的会议就等于一场集体谋杀 。所以,会议由事先检查制度,没有准备好的会议必须取消 。在会议前,必须把会议材料提前发给与会人员,与会人员要提前看材料并做好准备,不能进了会议室才开始思考 。

二、是会议,必有主题
开会必须要有明确的会议目的,在会议准备的PPT前3页 , 必须显示会议主题 。没有主题和流程的会议,就好比让大家来喝茶聊天,浪费大家的生命 。会议的主题,要事先通知与会人员 。

三、是会议,必有纪律
开会设一名纪律检查官(一般由主持人担任)议前先宣布会议纪律,对于迟到要处罚,对于会议上不安流程进行要提醒,对于发言带情绪要提醒,对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚,对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚 。


四、是会议,会前必有议程
要在会议之前明确清楚的会议议程,会议运营人员并要在会前书面发给各参加会议的人员,使他们能了解会议的目的、时间、内容,使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作 。每一项讨论必须控制时间,不能泛泛而谈 , 海阔天空 。
如何组织有效会议和开展会议-怎么组织一场高效会议


五、是会议 , 必有结果

开会的目的就是解决问题 , 会议如果没有达成结果,将是对大家时间的浪费,所以,每个人都要积极的参与到会议议程中来,会议监督官有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言 , 会议时间尽量控制在1.5-2H以内,太长的时间会超过人的疲劳限度 。会议主持人要设置时间提醒,现在还有60分钟,还有30分钟,还有10分钟 。会议的决议要形成记录,并当场宣读出来确认 。没有确认的结论,可以另外再讨论,达成决议并确认的结论,马上进入执行程序 。

六、是开会,必有训练
培养员工,让员工减少犯错 , 提示技能,本质是提高了时间价值 。很多企业有专门针对如何开会的培训,对每个层级的员工都有足够的“会议训练”,而许多企业缺乏这样的培训:如何开会,如何主持,如何记录,如何追踪,如何对待分歧,如何会场汇报等的 。这些必要的训练,会让公司的会议变得高效 。
开会难免有意见不一或者争论,如果处理不好,就会影响开会的效果,适当注意一些艺术和技巧,就会化险为夷,例如要尽量做到在会上公开称赞、私下批评,在会中要做到就事论事,对事不对人,争论时也要尊重别人 , 不可恶意批评别人,对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞,对意见不同也要注意措词,不能伤害别人的自尊,特别是有上级人员参加时更要注意,千万不能为了体现自己而贬低他人 。有时候要采取民主集中模式 , 开放心胸,容纳意见,要开放自己的心胸去倾听别人的意见,不要被自己先有的立场所左右,不要将你的结论强加于人,如果你要公布既定的政策、决定,要在事前说明不容讨论,需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议 。


七、是开会,必须守时
要在会议之前明确清楚的会议议程,会议运营人员并要在会前书面发给各参加会议的人员,使他们能了解会议的目的、时间、内容 , 使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作 。每一项讨论必须控制时间,不能泛泛而谈,海阔天空 。
如何组织有效会议和开展会议-怎么组织一场高效会议

八、是开会 , 必有记录
一定要有一个准确完整的会议记录,每次会议要形成决议,会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限 , 如此项决议的完成需要多方资源,一定要在决议记录中明确说明,避免会后互相推诿,影响决议的完成,这点特别重要,企业的各级管理人员经常会犯的一个毛病,由于会议没有形成决议,导致会议的作用没有体现出来,更会让一些管理人员误认为开会没有意义,直接影响其不想主持开会或者参与开会 。

九、是散会,必有事后追踪
记住“散会不追踪,开会一场空” 。加强核对检查:要建立会议事后追踪程序 , 会议每项决议都要有跟踪、核对检查 , 如有意外可及时发现适时调整,确保各项会议决议都能完成 。很多企业管理人员都没有这样的意识和习惯,企业的高层也缺乏这样的要求 。
如何组织有效会议和开展会议-怎么组织一场高效会议



二、怎么组织一场高效会议



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如何组织有效会议和开展会议-怎么组织一场高效会议

做行政怎么组织一场高效会议?
会前
1、确定会议目的:是收集信息、输出信息 , 还是讨论问题、做出决策 。
2、确定会议的人、事、地、时:
人:确定主持人、参会人、记录人 。
事:确定会议议程(事情先后顺序及时间)
时:开始时间和结束时间>1h,中间一定要设休息 。
地:在什么地方开会 。
3、准备会议材料:提前准备好会议背景材料、发言稿、主持稿、会议PPT等,会议背景材料提前打印好摆在桌子上,调整好投影设备 , 试一下PPT 。总有同学遇到不兼容的问题,辛辛苦苦做的PPT格式全乱了 。
4、发布会议通知:会议通知需要至少提前一天发,每个部门都有每个部门的工作计划,更何况助理经常组织的是高管会 。每个高管都有自己一大摊子事,比如原本人家准备十点钟自己部门开会的提前三天就安排好了,结果你一个消息就把别人的计划全都打乱了,所有人都得跟着你调时间 。
会议中
1、做好会议主持:有的助理也需要负责主持
Tips:一定要把握住每一次公开发言的机会,在职场,话语权筹于影响力 。
2、控制会议走向:总有刁民想把会议方向带跑,同志们要注意啊 。
3、控制会议时间:如果前期的准备做的非常好,我们按照计划执行就好了 。万达的会议就超级厉赛,说几点开始就几点开始,更厉害的是说几点结束就能几点结束 。
4、维护会议秩序:经常有人早退迟到、会上玩手机、随意走动等类似这样的事情,一定要制止,不然会不断削弱你的影响力和威信 。
5、做好会议纪要:会议纪要考验的是逻辑思维和抓重点的能力,不只是记录会上每个人的发言,而是需要用金字塔原理来加工会议记录,形成结论先行、论据充足、重点突出、条理清晰的会议纪要 。清晰的会议纪要也能避免后期执行的时候,有些人不承认自己说过的话 。
6、形成会议决议:记清楚下一步的计划的负责人、时间节点、产出物,助理要规避的就是后期执行的时候各部门扯皮,所以一定要记清楚,不要给别人留下钻空子的机会 。
会议后
1、整理会议室,恢复成原状 。
2、整理记录的信息,形成会议记录 。
3、呈报领导 , 确定要跟进的重要事项 。
4、将会议材料立卷归档,以备查考 。
5、跟进落实会议结果,及时汇报领导 。
【如何组织有效会议和开展会议-怎么组织一场高效会议】管理的本质就是如何开好会 , 以超强执行力着称的万达业内流传,万达开会,没人敢睡 。

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