最近，获悉 2 个悲伤的故事，都和 Word 使用不当有关 ， 今天分享给大家解决方案 ， 下次你要遇上，可千万要记得用！
01 手工输入几百个图表编号？
一位小伙伴，抛来一份文档，然后问我：我这有一份文档，里边有好多好多图表，有什么办法可以自动给每一个图表都加上编号？我已经手工加了几页，可是还有上百个 ， 后面实在不敢想……
好家伙，洋洋洒洒几万字，竟然连章节标题都是手工输入的，不用样式，不用题注 。前期准备不做足 ， 你不加班谁加班呢？
碰到这样的问题怎么办？老老实实做以下几个步骤：
? 梳理章节结构和层级
? 设置多级列表并关联标题样式
? 将手工设置的标题格式全部修改为标题样式
? 在图表下方插入题注 ， 然后复制粘贴到全部图表下
? 全选整个文档，更新域，就能批量解决
02 格式不统一，汇总难度大
还一位，在集团公司做行政工作的妹子，要汇编各项制度文件 。这项工作没办法独自完成，必须分包给各业务口的相关人员撰写输出，最终汇总到她那 。【给报告里100张图表加编号，我用了1个小时，同事却只用了几秒钟】她只需要做汇编工作，她也知道批量合并文件的方法 。按说，应该是比较轻松的活 。可是，有一天，她火急火燎的跑来求助：
老师老师，我要把大家交上来的 Word 文档合并到一起 。可是，大家的文档格式都不一样，有些编号还连不上 。怎么办？我让她发个截图看看，好嘛，真的是五花八门 。由于每个人的编号习惯不一样，即使是同一个人写的编号，也有前后不一致的情况 ， 比如同样是第一节的第一点，就有以下不同写法：
1.1 1、1 1-1 1.1. 1.1、真坑啊 ~
十几万字 ， 几百页的文档，一个人默默手工调整可以改到吐血 。
为了能够批量化的查找同一个级别的标题 ， 然后一次性替换样式 。我尝试帮她写了条正则表达式，用于 Word 替换某一个级别的标题，一替换，发现光这一个级别就有 495 条编号 ， 你们可以随便感受一下：
这还只是其中一条替换规则，别说让她自己完成 ， 就是要我把替换规则全写出来，我自己都怕啊 。
如果是你，你会怎么办？
后来，我给她的建议是，定义一个标准格式的文档 。然后召集大家，按照新的标准格式要求，重新调整 。
为了让后期合成更加方便，必须要做几项工作：
? 按章节分工，有连续的章节就用一个 Word 文档，并且统一命名格式，例如：
第 1 章 李xx? 定一个标准格式文档，设置好多级编号和标题样式
第 2-3 章 张xx
第 4 章 李xx
? 开个小会，说明这个标准文档，修改编号和格式超级简单，只要点击套用就好
之所以会出现现在的混乱局面，全是因为在立项时就没有定义一个标准，这恰恰是一个组织者应该干的活 。
03 不提前规划是要吃大亏的！
事前不规划 ， 事后是要吃大亏的！Word 排版最难的，就是那些很长的文档 。只要眼观全局 ， 开始动手前就做好结构整理和文档样式规划就能高效许多！
事实上，在 Word 里有很多很多自动化的排版方式 。即使后期要修改格式，有大把工具帮你批量完成 。
总做低水平重复的工作，很可能是因为我们没有潜下心钻研 。
同样一件小事，别人用1小时完成 ， 你只用 1 分钟，就能在职场中脱颖而出 。Word 值得你花精力好好学习 。
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