经验直达：
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一、word画刻度尺
Microsoft Office是实现办公自动化的重要工具软件，包括Word、Excel、PowerPoint等几个重要软件，它们都是基于图形界面的应用程序，可有效地进行文字处理、电子表格处理、幻灯片制作与演示等操作 。
1.Word
1.1界面认识
当Word启动后，首先看到的是Word的标题屏幕，然后出现Word窗口并自动创建一个名为“文档1”的新文档 。Word窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、工作区和状态栏等部分组成 。如图1-1所示 。
图1-1
图1-1
1.1.1标题栏
窗口最上端的一栏是标题栏，标题栏左边显示的是正在处理的文件的文件名 。对于新建的文档一般默认是：“文档1” 。
1.1.2菜单栏
标题栏的下面是菜单栏，菜单栏中有“文件”“编辑”等几个菜单项，对应每个菜单项包含有若干个命令组成的下拉菜单，这些下拉菜单包含了Word的各种功能 。例如：“文件”下拉菜单中包含了有关文件操作的各种命令 。单击菜单栏中的菜单项可以拉出相应菜单项的下拉菜单 。
关于菜单命令的约定：
a.灰色字符的菜单命令：正常的菜单命令是用黑色字符显示，表示此命令当前有效，可以选用 。用灰色字符显示的菜单命令表示当前情形下此命令无效，不能选用 。例如：编辑菜单中“剪贴，复制” 。
b.带省略号（…）的菜单命令：表示选定该命令后 ， 将打开一个相应的对话框，以便进一步输入某种信息或改变设置参数 。例如：“文件”—“打开”或 “插入”菜单 。
c.名字前带有“√”记号的菜单命令：该符号是一个选择标记，当菜单命令前有此符号时 ， 表示该命令生效 。通过再次选择该命令项可以删除此选择标记，它不再起作用 。例如：“视图”—“工具栏”，“标尺” 。
d.带符号“?”的命令项：表示该命令项后还有下一级子菜单 。
e.菜单的分组线：有时候 ， 菜单命令之间用线条分开，形成若干菜单命令组 。这种分组是按照菜单的功能组合的 。
1.1.3工具栏
a.“常用”工具栏：集中了一些Word操作中常用的命令按钮，它包含了有关文件管理、文本编辑、视图操作的一些常用命令 。将鼠标指针指向某一图标并在图标上稍停片刻，就会显示该图标功能的简明提示 。
b.“格式”工具栏：以下拉列表框和形象化的图标方式列出了常用的排版命令，可对文字的样式，字体，字号，对齐方式，颜色，段落编号等进行排版 。
注：除在窗口中默认出现的“常用”和“格式”工具栏外，还有“绘图”“图片”等工具栏，可单击“视图”下拉菜单中的“工具栏”级联菜单中的相应工具栏名来打开或关闭 。
C．“移动柄”如图1-2所示，拖动可使菜单改变位置，或者悬浮 。
图1-2
1.1.4状态栏
位于Word的最下端，用来显示当前的一些状态 。状态栏中显示的项目：
页：显示页码 。
节：在窗口中显示的页面的节号 。
页码/页数：按文档中实际的页数统计显示的页码和总页数 。
位置：从页面顶部到插入点之间的距离 。如果插入点不在窗口内，则不显示任何数据 。
行：行号，插入点所在的文本行 。如果插入点不在窗口内，则不显示任何数据 。
列：列号，按字符数计算的，从左边界到插入点之间的距离 。如果插入点不在窗口内，则不示任何数据 。
语言：显示插入点处的语言 。双击该处可更改选定文本的语言格式 。显示拼写和语法检查的状态 。如果 Word 正在检查错误的过程中，书的上方将出现一支动画效果的笔 。如果没有找到任何错误，将显示一个对号 。如果找到了错误，将显示一个“X” 。若要修改错误 ， 请双击该图标 。
状态栏有四个呈灰色的方框（录制、 修订、扩展、改写）各表示一种工作方式，双击某个方框可以启动或关闭该工作方式 。当启动某工作方式时 ， 该方框中的文字即成黑色 。
录制：创建一个“宏”，相当于批处理 。如果在 Microsoft Word 中反复执行某项任务，可以使用宏自动执行该任务 。宏是一系列 Word 命令和指令，这些命令和指令组合在一起，形成了一个单独的命令，以实现任务执行的自动化 。
修订：突出显示修订标记 。比方说要审校一篇文稿，需要作不停的修改，将会出现删除、加字等操作的标记，根据需要选择接受或拒绝（工具菜单/修订/接受或拒绝）
扩展：只是一种选定文本的方式，将选定以光标所在位置为一个基点 ， 前面一块或后面的一块，类似shift 单击选取 。
改写：灰色状态时即插入，也就是你可添加文本，若被激活呈黑色状态即改写，这时你在光标处键入文本时将改写后面的文本 。
【小技巧】
1. 在状态栏上“录制”按钮前面的任何位置双击鼠标，都可以打开“查找和替换”对话框
2.扩展选取快捷键为F8.
3. 键盘上的‘insert'键即是插入与改写转换键 。
1.1.5移动柄和标尺
移动柄 可以用来改变工具栏、菜单栏等得位置，使他们悬浮等 。
标尺是用来改变文档的页边距，并设置单个段落的缩进和制表位 。
1.1.6视图与视图切换按钮
Word提供了五种视图方式：普通视图、Web版式视图、页面视图、大纲视图、阅读版式 。对文档的操作要求不同 ， 可以采用不同的视图 。视图之间的切换可以使用“视图”下拉菜单中的命令 。
?普通视图——以通用格式显示文档，不显示页边距、页眉、页脚，可以方便编辑文档 。
?Web版式——显示文本，不显示分页符，只显示最小的边距 ， 文本扩展到整个窗口，可显示指定的背景颜色和图片，适用于阅读文档 。
?页面视图——完全按照文档打印出来时的外观显示文本和图形 ， 包括所有的页边距、页眉、页脚，但在该视图下 ， WORD可能比普通视图下运行稍慢，滚动也不很平滑 。
?大纲视图——显示文档的组织结构，可以看到不同级别的详细内容 。
?阅读版式——这是2003独有的一项，适合阅读时用 。
1.2排版的使用
1.2.1 制表符
1.对齐功能
要使文字在分隔后再对齐，可以使用空格 ， 但这样往往没有办法对齐，因此要使用制表位来进行设置 。先来设置一下：打开“工具”菜单，单击“选项”命令 ， 打开“选项”对话框，在“视图”选项卡中的“格式”选择区中将“制表符”前面的复选框选中，单击“确定”按钮,如图1-2所示 。
图1-2
通常是在不想使用表格但又想获得有合适对齐方式的列表中使用制表位，先设置好制表位 ， 在标尺上单击，设置一个左对齐式制表位，单击标尺左上角的制表符，把当前设置的制表位变成居中式制表位，再在标尺的合适位置单击，设置一个居中式制表位，然后输入文字；每个制表符后的文字都按照制表位的位置对齐了 ， 在左对齐制表位下的文字靠左对齐，而居中式制表位下的文字则是居中对齐 。
2.前导字符功能
有些目录里的编号就是用制表位来定位的，同时也会使用前导字符 。我们来做一下：新建一个文档，打开“格式”菜单 ， 单击“制表位”命令，打开“制表位”对话框，在输入框中输入“8”，“对齐方式”选择“左对齐”，“前导字符”选择小圆点，单击“确定”按钮 。输入“第一章”，按一下Tab键，输入1，现在在1的前面就有小圆点和前面的“第一章”相连 。
1.2.2 格式刷
格式刷就是“刷”格式用的 ， 也就是复制格式用的 。在Word中格式同文字一样是可以复制的：选中这些文字，单击“格式刷”按钮，鼠标就变成了一个小刷子的形状 ， 用这把刷子“刷”过的文字的格式就变得和选中的文字一样了 。
我们可以直接复制整个段落和文字的所有格式 。把光标定位在段落中，单击“格式刷”按钮，鼠标变成了一个小刷子的样子 ， 然后选中另一段，该段的格式就和前一段的一模一样了 。
如果有好几段的话，先设置好一个段落的格式 ， 然后双击“格式刷”按钮，这样在复制格式时就可以连续给其他段落复制格式；单击“格式刷”按钮即可恢复正常的编辑状态 。
小技巧：使用组合键Ctrl Shift C、Ctrl Shift V。
用光标选中第一段，按Ctrl Shift C键 ， 把格式复制下来，再用光标选中第二段，按Ctrl Shift V键，上个段落的格式就复制过来；再用光标选中第三段 ， 按Ctrl Shift V键，格式也复制到这里 。
1.2.3样式和格式
如果想把文档中所有小字的字体变成“幼圆”，若用格式复制的话要费好多时间 ， 如果用样式来设置就很简单了，将光标定位在该段落中，打开“格式”菜单中“样式和格式”对话框 ， 此段落字体的格式出现在“所选择文字的格式”中，如图1-3所示 。打开“修改样式”对话框，如图1-4所示 。
图1-3图1-4
单击“格式”按钮，从弹出的菜单中选择“字体” ， 打开“字体”对话框：
选择“中文字体”为“幼圆”，“西文字体”为“使用中文字体”，单击“确定”按钮，回到“更改样式”对话框 ， 单击“确定”按钮，回到“样式”对话框，单击“关闭”按钮，文档就按我们的要求变化了 。
同样的方法我们也可以设置一个标题的样式 。
1.2.4分栏
打开“格式”菜单 ， 单击“分栏”命令，打开“分栏”对话框，选择“两栏”，单击“确定”按钮，现在我们的文档就是按两栏来排版的了 。
若让一段文字分四栏显示 ， 先选中整个段落，然后打开“格式”菜单，选择“分栏”命令，打开“分栏”对话框，在“栏数”输入框中输入“4”，“应用范围”选择“所选文字” ， 单击“确定”按钮，文档就设置好了 。
调整栏宽：打开“分栏”对话框，这里有“栏宽”和“间距”两个输入框，单击“栏宽”输入框中的上箭头来增大栏宽的数值 ， “间距”中的数字也同时变化了 。单击“确定”按钮即可 。
在分栏中间加分隔线：打开“分栏”对话框，选中“分隔线”前的复选框，单击“确定”按钮，在各个分栏之间就出现了分隔线 。
设置栏宽不等：打开“分栏”对话框 ， 选择“偏左” ， 然后单击“确定”按钮，这样就设置了一个偏左的分栏格式；如果想设置多栏的不等宽分栏，先打开“分栏”对话框，在“栏数”输入框中输入“3” ， 确认“栏宽相等”前的复选框没有选中，对各个栏宽分别进行设置，单击“确定”按钮，一个不等宽的三分栏就设置好了 。
使用分栏符在段落结束位置开始分栏：把光标定位到这个段落的后面，打开“插入”菜单 ， 单击“分隔符”命令 ， 从弹出的“分隔符”对话框中选择“分栏符”，单击“确定”按钮，这样就可以了 。
1.3表格的使用
1.3.1绘制表格
插入一个3×5的表格后，单击工具栏上“表格”、“绘制表格”，鼠标的形状好像是一支笔 ， 用这支笔可以在表格中任意添加横线和竖线来拆分单元格，如图1-5所示 。
图1-5
绘制斜线表头：这是Word2003提供的一个非常有用的功能，打开“表格”菜单，单击“绘制斜线表头”命令，打开“绘制斜线表头”对话框 ， 如图1-6所示 。选择表头样式、字体大小、行标题、列标题等，就可以在表格中插入一个合适的表头了 。
图1-6
1.3.2排序和数字计算
表格的排序：
选中需要排序的一列，单击“表格和边框”对话框（如图1-7所示）的“降序”或者“升序”按钮即可 。
图1-7
表格的求和：
先把光标定位到需要求和的“行”的右面的单元格中 ， 单击“自动求和”按钮 。若要求“列”的和，把光标定位到需要求和的“列”的下面的单元格中，单击“自动求和”按钮，然后选中这个数字，把它复制到其他需要求和的“列”的下面的单元格中，按一下F9键 ， 此列的和就出来了 。
刚才单击“自动求和”按钮是在单元格中插入了一个求和公式，然后把求和公式复制到其它的单元格中 。按F9则是更新域，因为这些是公式域 ， 我们把域更新一下就可以看到正确的结果了 。
1.3.3标题行重复
如果表格分在了两页显示，而第二页中的表格没有表头，这样再看第二页的表格时就会不知所云 。在Word中可以使用标题行重复来解决这个问题：选中表格的标题行，打开“表格”菜单，单击“标题行重复”命令,如图1-8所示，在第二页的表格中标题行就出现了 。
图1-8
1.3.4表格和文字的相互转换
使用Word可以把文字转换成表格：选中这些文字，打开“表格”菜单，单击“转换”项，单击“文字转换成表格”命令，如图1-8所示，在这里的“文字分隔”位置选择“制表符”，单击“确定”按钮，文字就转换成了表格，如图1-9所示 。
同样可以把表格转换成文字：把光标定位在表格中，打开“表格”菜单中的“转换”子菜单，单击“表格转换成文字”命令，打开“表格转换成文字”对话框 ， 在这里的“文字分隔符”栏选择“制表符”，单击“确定”按钮，就把这个表格转换成了文字 。
图1-8图1-9
1.4公式编辑器
公式编辑器，是一种工具软件，与常见的文字处理软件和演示程序配合使用，能够在各种文档中加入复杂的数学公式和符号，可用在编辑试卷、书籍等方面 。“公式编辑器”不是Office默认安装的组件，如果要使用它，需要先安装 ， 或者在公式编辑器中编写公式然后粘贴到合适的地方 。
【小技巧】
?公式编辑器中最常用的几个快捷键
Ctrl H：上标； Crtl L：下标 ；Ctrl J：上下标； Crtl R：根号；Ctrl F：分号 。
?在公式编辑器中通用的几个快捷键
Ctrl A：全?。籆trl X：剪切；Ctrl C：复制；Ctrl V：粘贴；Ctrl B：加黑；Ctrl S：保存；Shift 方向键：局部选择 。
?有时上下标为汉字，则显得很小 ， 看不清楚，可以对设置进行如下改变，操作为“尺寸/定义”，在出现的对话框中将上下标设为8磅 。
?如果word正文选用五号字，则将公式编辑器中“尺寸/定义”对话框中的“标准”定为11磅最为适宜 。
?在输入法的全角状态下，可以输入空格，半角状态下则不可以 。
?在“样式/定义”中可以对文字进行加黑或倾斜等设置 。
?在公式编辑中，一些特殊符号无法直接输入（如①、