鲁迅大大说:时间就是性命 , 无端的空耗别人的时间,其实是无异于谋财害命!空耗自己的时间 , 等于自杀!
在职场工作中,Excel录入数据是非常非常频繁的工作 。
如果傻白甜地一个一个敲上成千上万个,妥妥地掉入时间的黑洞里,花光一天的时间 。

现在 , 有一份拯救你时间的录入秘籍,要吗?


快速输入固定文字
有一些固定的词组 , 输入 1 个、2 个,貌似没什么,但是输入 100 个、1000 个 工作量蹭蹭蹭地上去了 。
比如,输入性别:男 / 女
【学会这五个Excel技巧,数据录入也能很轻松!】如果,输入 1 自动变成男,输入 0 自动变成女 , 是不是轻松很多?

怎么实现?只要简单 3 步:
? 选中性别列
? 【Ctrl1】打开单元格格式窗口,
? 点击自定义,输入: [=1]"男";[=0]"女";
注:除汉字外,标点符号为英文状态符号 。

自定义数字格式可不简单!你能应用到更多的场景中吗?

杜绝输错数据
手机号码 11 个数,一个都不能少 , 一个都不能多;
省份、部门等分类信息有统一规定的名字,一个都不能错;
否则,BOSS 找你时,就出大事了!加班修改改到手软!
那......能不能从源头解决问题呢?录入数据时杜绝出错 。
有!数据验证 , 下面是 2 个最最典型的用法 , 立马收藏!
? 限制文本长度
打开【数据验证窗口】,在【允许】选择【文本长度】,输入对应的号码长度,点击【确定】 。

当不小心输入错误文本长度,Excel 自动会提醒输入错误,禁止输入 。
? 制作下拉列表
打开【数据验证窗口】,在【允许】选择【序列】,选择准备好的辅助列,点击【确定】 。

使用下拉列表,有效节省不必要的重复输入 。

脱离鼠标连续输入
输好数据 , 花费 1 秒 , 用鼠标点击下一单元格,再进行输入 。
假设有 100 个单元格,手在鼠标和键盘间来回切换显得非常麻烦 。
表界老司机表示根本不需要鼠标,用两个快捷键立马提速:【Tab 】和【Enter】 。
【Tab 】负责向右移动,【Enter】负责向下移动 。

注:2016 版实现【Enter】直接跳到下一行开头,其他版本则需要选定好区域 , 使用 【Tab】才能直接跳到下一行开头 。

批量填充内容
选定区域,【CtrlEnter】,1 秒填充一片区域,如果填错了,直接按【F2】修改,再一次【CtrlEnter】填充 。

这样录入数据素不素身心愉快?

单元格格式
很多职场小伙伴在录入数据时,饱受单元格格式问题的折磨,特别是身份证,银行卡号,学号等长数值型文本 。

当输入长数字文本,如果没有文字,Excel 则判断为数值,超过 12 位数数值默认以科学计数法显示,而且后面的位数会变成「0」 。
了解原因,我们对症下药,需要数值以文本显示,那就设置单元格格式为「文本格式」 。


小键盘盲打
需要经常输入数字,数字,数字的职场人士,请给自己配一个带有小键盘的键盘 。
然后按下面图片,放好我们的右手手指,学习盲打,不出半个小时,录入速率轻松上升了 N 倍 。

最后 , 数据虽多 , 敬请保护好你的手指 , :-D
