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今天 ， 灵遥将为你带来一本新书，名字叫做《为什么精英都是EXCEL控》 。
有别于其他EXCEL技术指南，在这本书里，你将看不到任何会在EXCEL运算中 ， 用到的函数 。
因为，在外资投资银行任职多年的作者熊野整看来，用好EXCEL，不仅仅是掌握炫酷的算法，而是，用最高效的方式，来告诉对方，这张表到底都说了些什么 。
那么，如何做出一目了然、零失误和高效的EXCEL表格 ， 让它成为你的工作利器呢？来和灵遥一起看看大神都是怎么做的吧！
01.
一目了然的EXCEL：
表格做得够漂亮，才值得信赖
统一的EXCEL格式，是备受商业人士的推崇的 。一方面，统一的格式，能够便于团队成员的阅读和交流 。
有别于Word和PowerPoint ， 我们在拿到一张EXCEL表格后，不仅需要知道一个具体的数值，还需要知道这个数字是怎么来的 。如果团队里一人一套格式，那只会增加理解和交流的压力 。
另一方面，关键数据一目了然也能够给合作方留下一个注重细节、靠谱的好印象 。
毕竟 ， 谁也不希望自己的合作方，在开会时，嘴里不停地说着「等一等，我再找找，这个值……嗯，应该是这个值……」
所以，如果你希望提升工作中的效率，那么，请记得统一EXCEL的格式 。
那么，在格式上都有哪些小窍门呢？作者结合了自己的日常工作经验，为我们总结了10点建议，供参考 。
第一 ，把行高设为18 。
如下图所示，EXCEL的预设行高一般为13.5 。用这样的行高来制作表格，会让行与行之间没有间隙，看起来很拥挤 。
图 | 《为什么精英都是EXCEL控》
因此 ， 正确的做法是把行高统一为18，让文字的上下多出一点空间，使得整个表格呈现出简练的风格 。
第二个，是统一字体 。
如下图所示 ， 当字体是Times New Roman时 ， 即便很好看，也因为数字线的粗细度不一致，很不好阅读 。这时，最好的做法 ， 是改为Arial 。
同理 ， 中文字体也可以选择用「微软雅黑」来取代「宋体」 ， 增加阅读舒适感 。
图 | 《为什么精英都是EXCEL控》
除了限定字体外，让所有的文字保持同样大小，也能够极大程度地增加阅读的舒适感 。
图 | 《为什么精英都是EXCEL控》
所以 ， 如果有需要强调的内容，请用加粗或是固定颜色来实现，而不是调整字体大小 。
第三个 ， 是数字用千分位撇区隔 。
如下图所示 ， 数字要用千分撇标记出位数 ， 来减少数数的压力 。
图 | 《为什么精英都是EXCEL控》
第四个，是项目下的细项要缩排 。
在EXCEL中，我们希望达到的目的，是让阅读者一眼看懂数据的含义或是计算方式 。所以，遇到了小项目的时候，请向右缩进2格，方便对方的阅读 。
图 | 《为什么精英都是EXCEL控》
比如，在看完了上面的表格后，因为作者很好地做了缩排处理，所以，我们能够一眼看出销售收入是「销售货量 x 单价」计算出来的结果 。
第五个，是单位要自成一栏 。
如下图所示，当我们把元、个、%等单位放在各栏目的后面，就会显得很凌乱 。一旦单独列出，就会一目了然 。
图 | 《为什么精英都是EXCEL控》
第六个，是同一组数据设定相同的栏宽 。
看一下下面这张图，第一年、第二年、第三年属于同一个板块，所以，栏宽也要设置成相同宽度，来让整个表格看起来很整齐 。
图 | 《为什么精英都是EXCEL控》
【投行大神教你玩转EXCEL：用好这3招，你也能秒变EXCEL高手】第七个，是表格框线要做到「上下粗、其余细」 。
如果表格框线一模一样，就会导致重点不清楚，难以阅读 。但是，如果调整为表格上下端使用粗线条，标示出表格的范围 ， 中间用虚线画横线，就会很整齐 。
图 | 《为什么精英都是EXCEL控》
第八个，是文字靠左对齐，数字靠右对齐 。
文字和数字若是参差不齐 ， 会阻碍阅读 。但是，在选择对齐方式时，不是简单地设置就可以了，还得考虑从哪一端开始阅读 。
比如，文字的阅读方式，是从左到右，而数字，则是从右到左：个、十、百、千、万、十万、百万、千万……如此计数 。
图 | 《为什么精英都是EXCEL控》
另外 ， 考虑到年份与数字的对应关系，第一年、第二年、第三年的对齐方式，最好也跟着数字靠右对齐 。
图 | 《为什么精英都是EXCEL控》
第九个，是表格不要从B2，而不是A1开始 。
一来可以看见表格上面的框线，二来表格的左边和上边会留有空间，无论是阅读，还是打印，都会很舒服 。
图 | 《为什么精英都是EXCEL控》
最后一个，是在没有数字的位置上 ， 填上N/A 。这样 ， 你便不用再去分神思考这个单元格究竟是要计算，还是不需要填入数字了 。
02.
正确无误的EXCEL：
让工作0失误的3个原则和6个方法
接着，我们来看看如何避免EXCEL数据出错导致的返工 。首先 ， 即便EXCEL可以完成复杂的计算，但是，在使用EXCEL时 ， 也要努力做到简化计算流程，让任何人都能够秒懂 。
其次，无论计算多么简单，也要彻底地执行检查工作 。
最后 ， 无论是什么样的表格，都要由团队成员来交叉检查，避免提交时出错 。
除了这3个原则外，EXCEL的制作时，都有哪些技巧可以减少出错率呢？来和灵遥一起看看作者的建议吧！
第一，制作EXCEL时，请把计算式子和手动输入的数字分开。
如下图中，把「本年度增加500个」单独放到一行，减少了解释这500是哪儿来的的时间 。
图 | 《为什么精英都是EXCEL控》
第二，制作EXCEL时，算式越简单越好，最好是「这个格子」等于「这个格子 这个格子」 。
比如 ， 下图中的这个营业利润计算数字，用了一列中的4个格子，对制表者以外的人，实在是不太友好 。
图 | 《为什么精英都是EXCEL控》
第三，为了便于同事的检查和客户的阅读，制表人可以额外地准备一张架构图，明确这张表格里都有哪些工作表，哪张工作表又是哪张工作表的计算结果 。
图 | 《为什么精英都是EXCEL控》
这样，即便是一个新人，也不会在「这个表格是做什么的」问题上浪费时间了 。
第四，是在准备架构图的同时 ， 详细地标注某个数值的来源 ， 或是背后的假设 。
图 | 《为什么精英都是EXCEL控》
第五，是在检查时，养成每计算一次就检查一次 ， 每个单元格都检查，计算时间 = 检查时间，这三个习惯 。
一方面，你可以用F2键来查看计算公式 。具体的操作方法 ， 是点选有算式的单元格，然后再单击F2键 。
图 | 《为什么精英都是EXCEL控》
另一方面，你要知道，单纯盯着一个数字看，也许并不能够发现错误 。所以，你要用折线，来检查数字的变化 。
举个例子 ， 下图中的销售数据（第1年到第5年），你若是有画一张折线图，你便会发现 ， 整个数据在第3年实现了一个较大幅度的增长，在其它年份，则都没有呈现出这样的趋势 。
图 | 《为什么精英都是EXCEL控》
发现了这个问题后，你便可以拿着这张表格去问你的同事了 。
第六，对大多数人来说 ， 数字都是一个难以迈过的坎，尤其是在数字繁多，计算复杂时，稍有不慎 ， 便会算错，然后拿出成倍的时间来修正错误 。
与其这样，不如摆正心态，在一开始就留出足够的时间 ， 仔细检查，制作出正确无误的Excel表格 。
03.
高效率的EXCEL：
提升工作的「质」与「量」
最后，我们来聊一下，如何提升EXCEL计算的「质」与「量」 。首先，所谓的提升EXCEL运算的「质」与「量」，说的便是借由统整格式来减轻EXCEL的理解难度，加快EXCEL的理解速度 。
一方面 ， 你得彻底地遵循统一的格式原则和检查工作，来提升EXCEL的使用效率 。另一方面，你得妥善地使用快捷键，来提升EXCEL的制表速度 。
那么，使用EXCEL时，都有哪些好用的快捷键呢？来和灵遥一起看看作者的建议的 。
第一类快捷键，是搭配Ctrl键的快捷键 ， 常见的有复制CtrlC，和粘贴CrtlV 。
另外，用于设定格式的快捷键 Ctrl1、全选工作表的CtrlA、插入栏或行的快捷键Ctrl「 」，也是你要牢记的 。
图 | 《为什么精英都是EXCEL控》
图 | 《为什么精英都是EXCEL控》
图 | 《为什么精英都是EXCEL控》
第二类快捷键，是搭配Alt键的快捷键，有变更背景色彩的Alt - H - H、变更文字色彩的Alt - H - F - C、变更字体的Alt - H - F - F，和靠右对齐的Alt - H - A - R等等 。
操作方法也很简单，连续按下这几个键位即可 。
图 | 《为什么精英都是EXCEL控》
第三类，是其他 。比如，F2就是一个可以用来检查单元格内算是的按键，而 ， F4则是一个可以重复作业的按键 。
以上，便是全书的内容 。
在这本书里，灵遥发现了一个道理：大神与普通人的距离，并没有我们想象中的那么遥远，他们没有长着三头六臂，也没有在智商上面，甩普通人好几条街 。
你看到，他们做事时的干净利落，与其说他们有多聪明，不如说他们选择了一条正确的练习道路，然后 ， 日复一日地坚持练习 。
所以，如果你也想成为一个甩周围人一大截的人，不妨认准一点，拼命发力 。
毕竟，Practice makes perfect！
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文 | 武灵遥，一位践行着「日读书一本 ， 日更文一篇」的职业读书人，本文首发于个人公众号：书语人间（syrjjy)